خارج از روز اول: برخورد ما با مصائب و مواهب دورکاری

.این روزها متاسفانه به خاطر همه‌گیری کووید-۱۹ همه ما توی علی‌بابا مجبور شدیم که برای سلامت نگه‌داشتن خودمون و خانواده‌هامون تا جایی که می‌تونیم به صورت دورکاری به فعالیت‌های خودمون ادامه بدیم.

این اتفاق به معنی کلمه باعث شد تا شیوه‌ی کار کردن ما تغییر بکنه. این که بخواییم در مورد بهتر یا بدتر شدن عملکردمون نسبت به زمانی که به صورت حضوری توی ساختمون «روز اول»‌مون کار میکردیم صحبت کنیم، خارج از scope این پست هست. اما حتما دوستانمون توی تیم‌های دیگه گزارش‌هاشون رو در آینده منتشر خواهند کرد.

چیزی که توی این مقاله بهش می‌پردازم، Best Practiceهایی بود که ما توی FrontEnd Chapter در این مدت با اون‌ها آشنا شدیم و ازشون استفاده کردیم. چالشی زیادی رو توی فرایند‌های خودمون پیدا کردیم و تونستیم با موفقیت زیادی اون‌ها رو پشت سر بزاریم. امیدوارم این پست بتونه به شما و تیمتون توی این دوران کمک کنه.

‌چالشی بزرگ اما پیش‌بینی شده

موقعی که کرونا ایران (و بعد از اون خیلی کشور‌های دیگه) رو گرفتار خودش کرد، اکثر کسب و کارها هیچگونه آمادگی برای هندل کردن کارها به صورت ریموت نداشتن. از بخت ما، علی‌بابا جزو این کسب و کار‌ها نبود.

دی ماه سال ۱۳۹۸، گروهی از تیم فنی علی‌بابا توی جلسه‌ای اقدام به ایجاد «Tech Vision» سال ۱۳۹۹ علی‌بابا کرد. توی این سند، CTO تضمین کرد که تا آخر سال ۱۳۹۹، زیرساخت دورکاری برای تمام تیم فنی مجموعه علی‌بابا محیا خواهد بود.

با وجودی که هیچکس تصور بوجود اومدن موقعیت کنونی رو نمیکرد، همین سند به ما کمک کرد تا قبل از بوجود اومدن مشکل، برای راه‌حل‌ها تا حدودی چاره‌اندیشی کرده باشیم.

مشکلات دورکاری

عدم اطمینان، ترس

کمتر کسی میتونه با اعتماد به نفس ادعا کنه که توی دوران دورکاری خیالش از انجام شدن همه‌ی کارها به صورتی که انتظار داره راحتته.

در اعماق وجودمون، همه‌ی ما نسبت به تصمیم‌هایی که گرفته شده، کارهایی که باید انجام بشه و نتایجی که به دست اومده، شک داریم. این ترس و شک از اونجایی نشأت میگیره که خیلی از ما مثل قبل نتونستیم توی تصمیم‌گیری‌هایی که انجام میشه، شرکت کنیم. یا حداقل از این که نتونیم، میترسیم.

در کنار این عدم اطمینان، وضعیت قرنطینه، نامشخص بودن آینده‌ی کووید-۱۹ و ترس از بیمار شدن خانواده، باعث شده تا ما هر روز یک جنگ روانی رو تحمل کنیم.

زیرساخت فنی

دسترسی به سرویس‌ها و ابزارها، بدون داشتن یک VPN قوی و امن ممکن نیست. همچنین، به خاطر محدودیت‌های خاصی که توی ایران گریبانگیر اون هستیم، برقراری ارتباط پایدار و باکیفیت اصلا راحت نیست.

حجم کارها

همه‌ی تیم‌ها قبل از شروع دورکاری، کارهایی که باید انجام میدادن رو می‌دونستن. اما اکثرا تغییرات زیادی در حجم کارهایی که انجام میدیم ایجاد شد. بعضی از تیم‌ها به خاطر نامشخص بودن چشم‌انداز، مجبور به کم کردن سرعت رشد خودشون شدن در صورتی که بعضی دیگر از تیم‌ها این زمان رو موقعیت خیلی خوبی برای رفع بدهی‌های فنی و حل مشکلات خودشون یافتن.

این تغییرات باعث شد جلسه‌ها تا ساعت ۲ نصف شب طول بکشن.

امکانات و تجهیزات

پیش از شیوع کرونا و شروع دورکاری اجباری، تقریبا تمام بچه‌های فنی علی‌بابا از لپ‌تاپ‌هایی که شرکت براشون تهیه کرده بود استفاده می‌کردند. با وجودی که این لپ‌تاپ‌ها باعث میشد تقریبا همه بتونین از خونه به کارهای خودشون برسن، اما نبود مانیتورهای جانبی و حتی میز و صندلی مناسب، باعث شد خیلی از همکاران با سختی روبرو بشن.

راه حل‌ها

همونطور که قبلا اشاره کردم، به خاطر وجود سند Tech Vision ۱۳۹۹، تیم فنی قبل از شیوع بیماری، با اکثر مشکلات دورکاری آشنا بود.

وسایلمون رو بردیم خونه

با کمک همکارانمون، از هفته‌ی اول دورکاری، تونستیم صندلی‌ها و مانیتورهامون رو به خونه ببریم.

توی علی‌بابا وسایل هر کسی به اسم اون ثبت شده. موقعی که ما درخواست دادیم تا وسایلمون رو برامون بیارن، بچه‌ها خیلی راحت تونستن اون‌ها رو پیدا کنن، بسته‌بندی کنن و صحیح و سالم به دستمون برسونن.

یاد گرفتیم چطوری کار کنیم

برای ریموت کار کردن باید یک روتین مشخص روزانه تعیین کرد که بشه به صورت دقیق ازش پیروی کرد. دورکاری ما نباید روی نحوه‌ی زندگیمون تاثیر بزاره:

  1. به بهداشت فردیت توجه کن! درسته که شاید روزها هم بگذره و با هیچ انسان خارج از خونه‌ت رو در رو صحبت نکنی، اما این دلیل نمیشه تا به بهداشت فردی خودت نرسی. هر روز صبح قبل از کار، حموم برو. مثل قبل، روزانه ۳ بار مسواک بزن. رعایت بهداشت فردی باعث میشه تا با شروع روز، انرژی داشته باشی.
  2. لباس کار بپوش! برای هممون پیش اومده که توی جلسه‌ها، پیراهن رسمی ولی با شلوارک پوشیده باشیم. اما چیزی که میتونه توی کار ما تاثیر بزاره، پوشیدن لباسی هست که وقتی روز‌اول بودیم میپوشیدیم. به تن کردن لباس رسمی، به بدن و ذهن ما این رو میگه که الان وقت کاره!
  3. محل کار مشخص داشته باش! مسلما وقتی درازکشیده باشی، خیلی راحت نمیتونی با لپتاپ کار کنی؛ چه برسه به تمرکز کردن. برای کار کردن، باید محل کارت رو مشخص کنی. ترجیحا محل کار رو از اتاق خوابت بیرون ببر. موقعی که میز کار و تخت خواب فقط یک متر با هم فاصله داشته باشن، تمایلت به استفاده از تخت بیشتر میشه. در ضمن، بعد از یک مدت به خودت میایی و متوجه میشی که داری توی محل کارت زندگی میکنی!
  4. ساعت کاری داشته باش! برای این که بتونی پروداکتیویتی خودت رو افزایش بدی، باید ساعت‌های مشخصی از روز کار کنی. درسته که ما تیم فنی، همیشه توی علی‌بابا ساعت‌های کاری نسبتا شناوری داشتیم اما با ثابت کردن این ساعت‌ها، بدنت متوجه میشه که ساعت ۴ بعد از ظهر، وقت چرت زدن نیست.این کار همینطور باعث میشه کیفیت ارتباطت با همکارات بالاتر بره.
    در ضمن، با مشخص کردن تایم کاری برای خودت، از burnout شدنت هم جلوگیری میکنی.
  5. تحرک داشته باش! موقعی که دورکار نبودیم (و قرنطینه هم وجود نداشت) همه باید روزی حداقل ۱۰ هزار قدم حرکت میکردیم. حالا توی این وضعیت، حتما برای خودت آلارم ست کن تا هر یک ساعت یکبار، چند قدمی توی خونه بچرخی. تحرک داشتن، باعث میشه خون توی بدنت بهتر جریان پیدا کنه و مغزت بهتر کار کنه.
  6. به بقیه اعتماد کن! هیچوقت فراموش نکن که توی یک مجموعه‌ای هستی که تمام ادم‌های توش، توی حوزه‌ی خودشون بهترین هستن. به حرفا و کارهاشون اعتماد داشته باش. اون‌ها بهترین چیز رو برای تو و تیم میخوان.

بدون زیرساخت خوب، نمیشه کار کرد

همکاران ما توی تیم زیرساخت، تونستن توی مدت زمان خیلی کمی چند سولوشن برای ارتباط امن با سرویس‌ها ارائه بدن.

در ضمن، با راه افتاده Microsoft Teams، ارتباطات داخلی شرکت شکل رسمی به خودش گرفت. با کمک Teams ما تونستیم برای هر تیم و موضوعی، چند چنل مختلف داشته باشیم و بر اساس نیازمندی‌هامون از این چنل‌ها استفاده کنیم.

کامیونیکشن همه چیزه

تو موقعیتی که الان هستیم، به اور-کامیونیکیشن احتیاج داریم. درسته که الان همه داریم از سیستم‌های چت شرکتی (مثل تیمز) استفاده میکنیم اما واقعیت اینه که نسبت به قبل، اطلاعات کمتری منتقل میکنیم.
پیش از این، موقعی که صبح سر کار میومدیم، از حس و حال همکارانمون فقط و فقط با شنیدن صداشون با خبر میشدیم. خیلی از صحبت‌ها زمان «سیگ[ار] تایم» و «لانچ تایم» اتفاق میوفتاد. به همین خاطر هم لازمه تا بیشتر از قبل با هم صحبت کنیم:

  1. میت‌آپ داشته باش! ما تو چپتر خودمون، هر هفته روزهای چهارشنبه جلسه‌ی میت‌آب برگزار میکنیم. حضور در این جلسه‌ها تقریبا اجباری هستند و هر هفته یک یا دو نفر مسئول ارائه‌ی محتوا هستند. اینطوری میتونیم مطمئن بشیم که هر هفته تمام اعضای تیم رو میبینیم و ازشون چیزهای جدید یاد میگیریم.
  2. همه چیز رو داکیومنت کن! توی چت‌ها و تماس‌های آنلاین، خیلی راحت میشه برداشت‌های اشتباه داشت یا حتی حرفا رو فراموش کرد. در صورتی که همه چیز داکیومنت نشن، نمیشه به برداشت‌های خودت اعتماد کنی. این داکیومنت می‌تونه گزارش صورت جلسه یا حتی ویدئوی ضبط شده‌ی جلسه باشه.
  3. برای جلسه‌ها قانون داشته باش! همه‌ی اعضای تیم باید با هم در مورد قوانین جلسه‌ها به توافق برسن و اون رو رعایت کنن. توی جلسات، همه باید با تمام توجه‌شون حضور پیدا کن. این یعنی، گوشی‌ها باید Flight Mode بشن، استاتوس افراد توی نرم‌افزارهای ارتباطی (مثل تیمز، اسلک و…) به busy تبدیل بشه و حتی یک صفحه‌ی غیرمرتبط به جلسه روی اسکرین کسی باز نشه.
  4. برای جلسه‌ها وارم‌آپ داشته باش! قبل از این که هر جلسه‌ای شروع بشه، کافیه ۵ الی ۱۰ دقیقه به صحبت غیرکاری پرداخته بشه. اینطوری تمام افراد توی جلسه، میتونن ذهنشون رو آماده‌ی جلسه کنن، از وضعیت روحی بقیه باخبر بشن و اگر خدای نکرده کسی تاخیر داره، قبل از شروع شدن حرفای مهم به جلسه برسه.
  5. کسی رو اسپم نکن! ممکنه با کسی کار داشته باشیم و اون شخص در حال حاضر درگیر کار دیگه‌ای باشه. این که بعد از پیام توی تیمز، بهش ایمیل بدیم و بعدش با تماس تلفنی پیگری کنیم، مثل این میمونه که هر لحظه بالای میزش بایستیم و باهاش حرف بزنیم. یادمون نره که همه‌ی ما به تمرکز حین کارمون نیاز داریم.
  6. تا میتونی جشن بگیر! یادمون نره که قرنطینه به خودی خود ترسناکه. خیلی از ما برای مدت‌های طولانی نتونستیم عزیزانمون رو ببنیم و تنها موندیم. میشه برای ریلیزها، تولدها و حتی تشکر کردن از همکارا، یه ویدئو چت کوتاه رو شروع کرد، آهنگ پخش کرد و حسابی خوش‌گذروند. در ضمن، میشه مثل CTOمون بعد از انجام دادن یه کار بزرگ، از بقیه تشکر کرد و حتی براشون T-Shirt هدیه گرفت!
  7. به بقیه وضعیت خودت رو اطلاع بده! خوب یا بد، همیشه کارهایی تو خونه پیش میان که ما انتظارشون رو نداشتیم. ممکنه برای چند ساعت در دسترس نباشیم. اگه عدم حضور خودمون رو توی تیم‌هامون حتی با اموجی (مثلا 🍔 برای وقتی که داریم میریم ناهار) اطلاع بدیم، بقیه هم می‌فهمن که اگه جوابشون رو ندادیم، بهشون بی‌توجهی نکردیم. همچنین گفتن «صبح بخیر» موقعی که پای سیستم میشینیم و «خسته نباشید»های بعد از ظهر، میتونه حضورمون رو به همکارانمون اعلام کنه.
تی‌شرت‌هایی که احسان آرسته بهمون هدیه داد

ودر آخر

خوش بگذرون

ما همیشه توی علی‌بابا دنبال «کار با حال خوش» بودیم و براش هر کاری که می‌تونستیم انجام دادیم. حالا هم که از همدیگه دور هستیم، باید کاری کنیم که حالمون تا جای ممکن خوب باشه. اگه میتونید، چندروزی به شهرهای خودتون و یا خونواده‌هاتون برگردید. حواستون به همکارانتون باشه و تا جایی که ممکنه با رعایت مسائل بهداشتی، خوش بگذرونین.

مسلما این تجربه‌هایی که ما داشتیم، best practice های «ما» و «الان» هستن. همه‌ی ما تلاشمون رو میکنیم تا ادامه پیدا کردن دورکاری، کیفیت زندگی و کارمون رو بالاتر ببریم.

اگر به نظرتون موردی از قلم افتاده یا موافق موردی نیستید، خوشحال میشم باهم در موردش صحبت کنیم.